ARCHIVIAZIONE FISICA E RECORD MANAGEMENT
Servizio storico e consolidato di FDM è il servizio di Archiviazione e Gestione di documenti cartacei, sia a bassa che ad alta frequenza di consultazione. I documenti affidati a FDM vengono archiviati in strutture dotate di tutti i sistemi di sicurezza sia attiva che passiva, costantemente controllati da istituti di vigilanza e protetti da sistemi antincendio e antintrusione.
I documenti cartacei vengono inseriti in apposite unità di archiviazione identificate da un codice a barre che ne specifica il contenuto e la posizione fisica nel magazzino. I dati sono registrati sul sistema di record management di FDM.
La documentazione particolarmente delicata o di rilevante valore può essere custodita in particolari locali presenti nei Centri Documentali di FDM:
- Ambienti dedicati denominati Livello4 con impianto di estinzione antincendio a gas inerte, temperatura e umidità controllate (23° ±2° e 50% ±10%), rilevazione fumi, TVCC e controllo accessi.
- Ambienti dedicati denominati Livello5 analoghi ai livello4, ma con ulteriore protezione sugli accessi tramite porta e pareti anti intrusione (Bunker).
Il costante tracciamento di qualsiasi movimentazione della documentazione archiviata presso FDM è garantito da procedure di controllo che regolamentano qualsiasi attività operativa. Attraverso il sistema di Record Management Online, gli utenti autorizzati possono richiedere la consultazione in originale o in copia (cartacea o digitale) e monitorare costantemente lo stato di evasione delle richieste.
La documentazione richiesta in consultazione in originale viene consegnata da personale FDM che provvede a tracciare la consegna fisica tramite lettura del codice a barre di quanto consegnato. La consegna di una ricevuta cartacea, stampata al momento della consegna e riportante il dettaglio di tutta la documentazione consegnata e la firma per ricevuta da parte del Cliente, garantiscono la qualità e la sicurezza del servizio. Su richiesta del Cliente e per documentazione di particolare rilevanza è previsto anche il tracciamento dei veicoli adibiti al trasporto mediante monitoraggio GPS in tempo reale.
Superato il periodo di conservazione legalmente previsto per ogni tipo di documento, FDM provvede a fornire al Cliente la lista dei documenti potenzialmente macerabili. Solo dopo averne ricevuto autorizzazione formale, i documenti saranno avviati al macero in sicurezza. La compilazione del formulario di macero, consegnato al Cliente via PEC, certificherà l’avvenuta distruzione dei documenti.
Tutte le fasi operative sono tracciate e verificabili attraverso il sistema di Record Management Online di FDM. L’utente ha a disposizione funzioni di reporting per analizzare lo stato delle richieste e delle consegne effettuate.
