DIGITAL MAILROOM & POSTALIZZAZIONE
Per Digital Mailroom s’intende l’automazione dei processi di gestione posta.
Sia la carta che la posta elettronica (e-mail) possono essere gestite attraverso lo stesso processo che consente alle aziende di standardizzare le procedure di distribuzione della posta interna, in conformità con le policies aziendali.
I servizi offerti da FDM prevedono la gestione in outsourcing dei contenuti e dei documenti in ingresso (il cosiddetto inbound) e dei contenuti in uscita (outbound).
FLUSSO DEI CONTENUTI INBOUND
Il servizio di FDM comprende tutte le attività legate alla gestione dei documenti cartacei ed elettronici in ingresso:
- Ritiro e ricezione posta;
- Apertura buste e normalizzazione dei documenti;
- Tipizzazione e smistamento;
- Protocollazione tramite apposizione barcode;
- Digitalizzazione documenti cartacei e caricamento sul sistema documentale;
- Ricezione documenti elettronici;
- Archiviazione fisica dei documenti cartacei;
- Archiviazione Digitale dei documenti elettronici.
FLUSSO DEI CONTENUTI OUTBOUND E POSTALIZZAZIONE
Il servizio di FDM comprende tutte le attività legate alla gestione dei documenti cartacei ed elettronici in uscita:
- Document composition attraverso la ricezione di metadati informatici;
- Spedizione multicanale dei documenti;
- Monitoring e Tracking delle spedizioni.
In particolare, con riferimento ai servizi di invio multicanale i servizi di FDM prevedono una gestione omogenea del flusso outbound attraverso le seguenti modalità:
- invio cartaceo;
- invio mail;
- invio PEC;
- Invio Fattura Elettronica (privati o PA);
- Portali di pubblicazione.
MONITOR DEI PROCESSI
I servizi offerti consentono una produzione automatica e controllata del flusso di postalizzazione, che viene smistato sul canale opportuno sulla base delle esigenze del Cliente ed è sottoposto ai processi di monitoraggio e tracking dalla presa in carico alla consegna al destinatario, attraverso una gestione completa ed omogenea dell’intero flusso di elaborazione.
In qualsiasi momento del processo di postalizzazione è possibile per il Cliente monitorare lo stato di avanzamento delle elaborazioni attraverso la piattaforma Web di tracking e controllo.
